Odzież robocza to rodzaj wyposażenia pracownika, który jest finansowany przez przedsiębiorcę. Jak pracodawca może finansować nabycie i utrzymanie odzieży oraz jak księgować ekwiwalent za jej zakup?
Wedle zapisów prawa, do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie prania, odpylania, naprawy oraz odkażania roboczej odzieży oraz obuwia pracowników. Jednak, kiedy pracodawca nie jest w stanie tego zrobić, wykonanie owych czynności leży po stronie zatrudnionego – z tym wyjątkiem, że przysługuje mu wówczas ekwiwalent pieniężny za zrealizowane działania.
Ekwiwalent na odzież roboczą
Podobnie ma się sytuacja w przypadku, gdy, za zgodą pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach, dopuszczone jest używanie przez nich własnej odzieży oraz obuwia roboczego. Należy wówczas jednak zwrócić uwagę na fakt, by spełniało one normy bezpieczeństwa i higieny pracy. Ekwiwalent pieniężny wypłacany wtedy przez pracodawcę musi być zgodny z obecnie obowiązującymi cenami.
Wspomniane powyżej opłaty mogą zostać zaksięgowane w ewidencji jako koszty działalności operacyjnej jednostki (zespół 4) albo też jako ubezpieczenia społeczne oraz inne świadczenia. Warto jednak zauważyć, że w sytuacji, kiedy ewidencję kosztów prowadzi się w firmie na kontach zespołu 5, to ujmowana jest ona z podziałem według komórek organizacyjnych jednostki.
Księgowanie ekwiwalentu
Jeśli chodzi o pracowników, ekwiwalent za używanie własnej odzieży lub pranie odzieży roboczej, powinien zostać zaksięgowany na koncie 23-4 („Pozostałe rozrachunki z pracownikami”). W firmowych księgach rachunkowych stosowany jest wówczas zapis: Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” lub Wn konto 40 „Koszty wg rodzajów” albo konto zespołu 5.
Wypłata owego ekwiwalentu zapisywana jest zaś jako: Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub 10 „Kasa”. Można też zarachować ją jako: Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Przypomnijmy na koniec, że wedle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.21 ust.1 pkt 11) ekwiwalent wypłacany za używanie własnej odzieży oraz pranie odzieży roboczej to dla pracownika dochód wolny od podatku.